Dať spätnú väzbu šéfovi je pre veľa ľudí výzva. Dokonca pre niektorých nočná mora.

Niekto radšej, než by mal dať spätnú väzbu preglgne slová, akoby cúvne … no takto len zbytočne zdržiavate v sebe zlosť. Nič sa nevyrieši.

Ako postupovať?

Poskytnutie úprimnej spätnej väzby šéfovi si vyžaduje kombináciu komunikačných zručností, riešenia problémov a schopnosti určiť správny čas a miesto, kde môžete urobiť svoj krok. Otvorenie témy osobne a orientácia na riešenie vám umožní poskytnúť čo najefektívnejšiu spätnú väzbu manažérovi.

Nemajte strach. Aj šéf je len človek. Ak mu poviete spätnú väzbu slušným spôsobom, zvyšujete šancu, že ju prijme. Ak si ošetríte svoju časť (slušnosť, správny výber slov), ostatné sa láme už len na šéfovi – na jeho osobnosti, do akej miery vie prijímať spätnú väzbu.

 

Pár zásad na úvod

• Na mieste záleží – kedysi platilo, že ideálny spôsob je poskytnutie spätnej väzby osobne. V terajšej online dobe sme si už zvykli riešiť aj náročnejšie témy prostredníctvom telefónu, či online. Pozor na pravidlo: jeden na jedného.
Ideálne sú na to One-on-One stretnutia, resp. hodnotiace rozhovory. Ak sa však vyskytne čokoľvek a do spomínaných stretnutí by bolo ďaleko, reagujte čím skôr.

• Správne načasovanie – Čo je horúca téma vo firme? Vystihnite správny moment, správnu náladu… Zbytočne budete žiadať o sľúbené zvýšenie platu, ak firma zápasí s prežitím.

• Majte odvahu dať spätnú väzbu, ale majte otvorenú myseľ aj vy. Možno vidíte len čiastočný obraz výkonu vášho šéfa a nemusíte oceniť alebo si uvedomiť nároky, ktoré sú na neho kladené. Poskytnite spätnú väzbu, ktorá odráža to, čo vidíte, a vyhnite sa domnienkam, s ktorými sa stretáva. Nezabudnite, že pravidlá dobrej spätnej väzby stále platia. Vaša spätná väzba by mala byť úprimná a založená na údajoch.

Komunikačné tipy

• Na tóne hlasu záleží – Dávajte si pozor na svoj tón hlasu – niekedy môže poskytovanie spätnej väzby spôsobiť, že sa budete cítiť zraniteľní a budete pôsobiť emotívne, agresívne, či sarkasticky. Ak chcete, aby nastala zmena, hovorte neutrálnym tónom hlasu.

• Položte otázku: Otázky majú obrovskú silu. Netrápte sa, urobte si so šéfa pomocníka. Prešiel veľa výzvami, zaiste vám bude vedieť poradiť.

• Hovorte cez seba, cez svoje pocity – ako vidíte, vnímate situáciu, ak na vás pôsobí. Na druhej strane sebaotvorenie je ideálny spôsob, ako druhému ukázať, čo sa v nás deje (uvoľníte emócie, zbavíte sa emočnej pary vo vnútri). Ak by ste druhú stranu obviňovali – akurát si ju pobúrite a sťažíte nájdenie cesty k riešeniu.

Možno ste už počuli o pravidle komunikácie Ja-TY. Je rozdiel, ak poviete: „Chaoticky si mi (TY) vysvetlil úlohu“, než keď poviete „Mám pocit (JA), že zadaniu nie úplne jasne rozumiem“. Hovorte cez seba, cez to, ako vy vnímate situáciu.

• Použite komparáciu výrokov: Ak vám šéf tvrdí jednu vec a o pár dní si protirečí (resp. robí niečo iné), použite porovnanie dvoch výrokov. Akoby ste na stôl vedľa seba položili dva výroky a nechajte ich pôsobiť.

• Orientujte sa na riešenie – nie na vymenovanie všetkého zlého, čo urobil. Stručne popíšte cez fakty, čo sa stalo a položte otázku smerujúcu k riešeniu. Ide o nájdenie riešenia, aby obidve strany boli spokojné, nie o „lízanie si boľavej labky“.

Konkrétne príklady, ktoré vám môžu poslúžiť v praxi

O mikromanagemente
„Chápem, že váš čas je mimoriadne cenný. Preto by som nerád mrhal vaším časom na drobnosti v mojich úlohách. Čo môžem urobiť, aby som vám zabezpečil, že práca, ktorú odvádzam, bude na úrovni, ktorú očakávate?“

O nedostatočnom usmernení pri zadávaní úloh
„Mám pocit, že vám nie úplne rozumiem. Aby som sa uistil, že som pochopil, čo odo mňa potrebujete, mohli by ste, prosím, zopakovať zadanie ešte raz?
Čo konkrétne mám urobiť?
Aký je vyšší zmysel úlohy?
Dokedy?
Aké sú obmedzenia?
Koho môžem kontaktovať?
Aké zdroje môžem použiť?…“

Resp.
„Môžete mi o tom povedať viac? Chcem sa uistiť, že som vás správne porozumel.“

O mätúcich alebo protichodných pokynoch
„Rozumiem. Potreboval by som si ešte vyjasniť pár vecí. Dnes ste mi povedali, že: ….., Včera som zachytil odlišnú informáciu, že ……. Aké je teda vaše finálne rozhodnutie?“

Resp.
„Môžem sa opýtať na jednu oblasť? Pri nástupe do tímu ste na porade povedali, že oceňujete otvorené vyjadrovanie názorov. Už pár krát som priamo pomenoval, čo tu nefunguje a zakaždým som bol označený, že som negativista. Stále platí, že máme otvorene vyjadrovať naše názory, alebo sa medzitým niečo zmenilo?“.

O obviňovaní
„Na stretnutí dnes ráno ste naznačili, že som urobil chybu v zadaní. Nie som si toho vedomý. Mohli by ste mi, prosím, poskytnúť trochu viac informácií o tom, čo presne sa stalo, nech sa viem v budúcnosti tejto chybe vyhnúť? Čo konkrétne ste očakávali inak?“

O pasívnej agresivite (šéf nepriamo – cez úškrny, mimiku, vyjadruje nespokojnosť)
„Začínam mať pocit, akoby ste neboli s niečím spokojný. Môžem vedieť, o čo ide?
Resp. O čo ide? Pri mne môžete byť kľudne otvorený. Mám pocit, že posolstvo sa niekedy stráca, keď sa ľudia príliš sústredia na snahu vyznieť neútočne. Ocenil by som vašu priamosť, aby sme sa namiesto toho mohli zamerať na to, ako sa môžem zlepšiť.“

O kladení otázok
„Vážim si váš záujem o to, na čom pracujem. Zdá sa, že stále existujú oblasti projektu, ktorým by ste chceli lepšie porozumieť. Bolo by užitočné dohodnúť si pravidelné stretnutia, na ktorých by ste odo mňa mohli dostať všetky odpovede, ktoré potrebujete, naraz?“

O odmietaní vašich nápadov
„Keď som sa naposledy trikrát pokúsil navrhnúť nejaký nápad, pomerne rýchlo ste sa rozhodli tieto nápady odmietnuť. Čo by ste chceli, aby som vám poskytol, aby som bol presvedčivejší, keď navrhnem nový nápad?“

O nerealistických očakávaniach, zahlcovaní úlohami
„Mám obavy z termínov stanovených pre tieto projekty. Momentálne pracujem na projektoch X, Y a Z. Nemôžem dokončiť všetky tri projekty tento týždeň. Ktorý projekt má prioritu?.“

„Začínam mať pocit, že množstvo úloh, ktoré ku mne prichádza je nereálne zvládnuť v stanovenom čase. Môžeme sa porozprávať o mojej pracovnej záťaži a o tom, čo sa s tým dá robiť?“

 

Možností, ako otvárať aj nepríjemné témy je mnoho. Veríme, že aj na základe našich tipov ľahšie dôjdete k vyriešeniu situácie.