Tri najčastejšie chyby time managementu

Roky školím tému Time management. V posledných rokoch sa však správanie účastníkov (či ľudí?) podstatne zmenilo. Pred 15-20 rokmi mali ľudia problém s work life balance – investovali do práce príliš veľa času a vytesňovali aktivity, ako sú čas na priateľov, koníčky, či robiť niečo len tak pre vlastnú radosť. Teraz majú ľudia problém s úplne inými neduhmi, ktoré znižujú ich výkonnosť a dostávajú ich do stresu.
Ide o rozptýlenosť, perfekcionizmus a chaos.

1. Rozptýlenosť

Preskakujete z úlohy na úlohu. Rozhodnete sa pracovať na jednej úlohe, v tom vás napadne, že vám ešte známi neodpovedali, či platí večerné stretnutie, a tak sa idete pozrieť na facebook či do messengera… (Ako mi už pár krát účastníci povedali: ´Vo firme nám môžu zablokovať sociálne siete, ale veď dáta v mobile ma každý…´).
Pokračujete v práci, opätovne čítate dokument, aby ste sa ponorili späť do práce, v tom vás napadne, že ste mali volať lekárke o výsledky. Zavoláte.
Začnete opäť pracovať na dokumente. O chvíľu vás napadne, že ste zabudli odpovedať kolegyni na mail. Otvoríte mail – odpíšete.
Pokračujete v práci, keď v tom započujete, ako sa kolegyne rozprávajú o novom úžasnom filme, ktorý musí vidieť každý. Pridáte sa do diskusie … a zase robíte niečo iné, len nie to, čo by ste mali.

Čo je podstatou rozptýlenosti? Nevieme zostať dlhšie sústredení na jednu prácu. Niekedy sa necháme vyrušiť inými, dosť často však preskakujeme z jednej činnosti na druhú, lebo už ani nevieme inak pracovať. Vypestovali sme si návyk, ktorý znižuje našu produktivitu a narúša pokojnú myseľ.

Riešenie:

• Pracujte v blokoch. Sami si odsledujete, koľko dokážete byť sústredení na jednu činnosť (niekto zvládne plynule pracovať 45 minút, iní 90 minút). Po bloku sústredenej práce si zaraďte krátku pauzu, ktorú môžete využiť na toaletu, dodanie tekutín, prejdenie sa.

• Miesto na parkovanie myšlienok – Ak sa rozhodnete sústredene na niečom pracovať, ale v tom vás napadne myšlienka, čo iné by ste mali urobiť (zavolať niekomu, odpísať, opýtať sa niečo…), majte vedľa seba pripravený blok na zapisovanie. Zapíšte si myšlienku – tým, že ju vyhodíte z hlavy a zaparkujete, už na ňu nebudete musieť myslieť, uvoľníte si kapacitu na produktívne premýšľanie.
Kedy vybavovať všetky zapísané veci? Po bloku sústredenej práce a krátkej pauze si zaraďte blok ´drobnosti´- to sú povinnosti, ktoré potrebujete vybavovať priebežne (telefonáty, maily, drobné rozhovory).

• Ak vás vyrušujú druhí – premýšľajte nad tým, ako ´si naučiť okolie´, aby vás v istých intervaloch nechalo pokojne pracovať. Zámerne píšem ´naučili´, lebo tým, čo ticho tolerujeme druhým, ich podvedome učíme, čo si môžu a nemôžu k nám dovoliť. Možno teraz sa vám chce povedať ´ale u nás je to iné´, ´u nás sa to nedá´… buď hľadáte cestu, ako dosiahnuť to, čo potrebujete, alebo … ostatné sú výhovorky.

2. Perfekcionizmus

Žijeme v zaujímavej dobe. Dobe, kedy neskutočné množstvo ľudí (podľa výskumov hlavne mladých ľudí) upadá do perfekcionizmu. Vyhrávanie sa s detailmi, trávenie neskutočného množstva času aj nad jednoduchými úlohami, snaha o bezchybnosť, presvedčenie, že ´všetko je dôležité ´stanovenie vysokých výkonových štandardov, sprevádzaných kritickým sebahodnotením a obavami týkajúcimi sa hodnotení druhých…
Áno, v mnohých profesiách a životných situáciách je presnosť a dôkladnosť nevyhnutná. Veľa ľudí však upadá do perfekcionizmu, aj keď to nikto od nich nevyžaduje. Zatiaľ, čo sa jedna oblasť zlepšuje vďaka ich vysokým štandardom, druhá upadá. Akoby podvedome unikali od dôležitejších tém, ktoré majú riešiť.

Riešenie

• Prehodnoťte svoje štandardy. Naozaj si druhí, šéf vážia až tak „vyštafírovanú“ správu? Overte si realitu, skonfrontujte svoje štandardy – opýtajte sa druhých, aké sú ich očakávania.
Ak je váš perfekcionizmus primárne v práci, pozrite sa (alebo sa opýtajte), čo robia ostatní kolegovia. Ako dlho sa venujú danej práci oni? Ako dlho zostávajú v práci?
Ak práci venujú menej času a stále dosahujú prijateľné výsledky – ako je to možné? Čo robia inak?
Čo stojí váš prísny štandard z hľadiska času, negatívnych emócií a pridávania nových členov do už tak dlhého zoznamu ľudí, ktorí nedokážu čeliť vašim očakávaniam?

• Experimentujte – Urobte to inak. Ak ste doposiaľ fungovali štýlom, že ste si po sebe prečítali email 300x, po dopísaní ho preleťte pohľadom a stlačte „odoslať“. Skúste si objednať tovar na internete bez toho, aby ste skontrolovali všetky dostupné možnosti. A potom počkajte …Skutočne nastal koniec sveta?

Technika ´antištýlu = urobte to inak“ je vynikajúci spôsob, ako otestovať presnosť vašich perfekcionistických myšlienok a vykonať malé experimenty. Urobte niečo inak a zistite, čo sa stane. Bez ohľadu na výsledok získate cenné informácie. Ak to nemalo žiadny výrazný vplyv (pozitívny – výraznú pochvalu, negatívny – zásadnú katastrofu), aspoň ste sa dozvedeli, že ste sa doposiaľ zbytočne snažili a strácali čas.

• Naučte sa stopnúť sa – Perfekcionistov ženú vpred myšlienky „Musí to byť dokonalé“. Použite svoje ideály, ako sprievodcov, nie ako absolútny cieľ. Určite si, kde je minimálna hranica, ako veci by mohli byť urobené (ako vám ešte prejdú) a kde je váš strop – ideálna hranica, ako by ste boli radi, aby boli veci urobené.
Pri dokončení práce sa vedome pohybujte v tomto priestore. Dajte si pozor na vlastných kritikov v hlave, ktorí vás budú poháňať do maxima. Nenaleťte im. Učte sa povedať si STOP.

3. Chaos

Rozhodnete sa pracovať na jednej úlohe, do toho vás kolegyňa úpenlivo prosí, či by ste jej niečo neporadili (hoci ste jej to už dva krát hovorili). Do toho príde sťažnosť od klienta, resp. naliehavá požiadavka od šéfa.

Vo vašom živote sa budú neustále vyskytovať nároky na váš čas a pozornosť. Na základe čoho sa rozhodnete, ktorá z týchto požiadaviek dostane priestor? Nedá sa povedať, že ľudia sú v súčasnosti lenivší, než boli pred rokmi. Sú viac zahltení úlohami. Niekedy až tak, že ani nevedia, kam bežia (vedia len, že bežia), aký dopad má ich práca na globálne výsledky…
Pasca, do ktorej spadne veľa ľudí je, že svoj čas venujú tomu, kto kričí najhlasnejšie. A to je to nebezpečenstvo.
Ako sa rozhodnete, komu budete venovať pozornosť? Ten, kto narobí najviac hluku? Ten, kto vás odchytí ako prvý?

Podstatou upadnutia do pasce ´chaos´ je neschopnosť stanoviť si priority.

Riešenie:

• Stanovte si priority – priority týždňa, priority daného dňa.
Ako zistiť, čo má pre vás skutočnú prioritu?
Keď žijete svoj život zo dňa na deň, ako viete, že idete správnym smerom? Ako zistiť, či kráčate smerom k cieľu, ku ktorému sa chcete dostať?
Sledujte, kam prúdia vaše zdroje, kam investujete čas, pot, slzy. Ak to nie je konzistentné s cieľom, ktorý chcete dosiahnuť, s osobou, ktorou sa chcete stať – zastavte sa. Prehodnoťte veci, zmeňte smer.

• Nezabúdajte na mimopracovný život ... lebo tam, raz na konci života, nikto z nás nebude chcieť vidieť diplomy, certifikáty a spomínať na dosiahnuté pracovné úspechy. Tak, ako spomínajú viacerí pred smrťou, tam vo finále nášho života budeme rekapitulovať, aký zmysel mal náš život, aké vzťahy sme vytvorili s ľuďmi … budeme chcieť zomierať v prítomnosti tých, ktorých sme mali radi. Tento Covyho princíp ´mysli od konca´ (či zákonitosť vývinovej psychológie, kedy všetci raz budeme rekapitulovať svoj život) dokáže byť veľmi nápomocný pri stanovení priorít. V súkromí, aj v práci.

• Paretov princíp 80:20 – Pri stanovení priorít môže napomôcť aj Paretov princíp 80:20 – ktorých 20% z vašich činností má najväčší dopad na úspech firmy, oddelenia? (Ktorých 20% času je pre výchovu dieťaťa najhodnotnejších? Ktorých 20% z mimopracovných aktivít vás najviac dobíja energiou/vás najviac posúva vpred? … zamyslite sa podľa toho, čo potrebujete dosiahnuť.)

Každá z týchto pascí si pýta svoju daň v podobe stresu, vnútornej nespokojnosti, zdravotných problémov.

… už ho nikdy nebude viac

Majte na pamäti jednu vec: musíte byť v nadhľade. Byť NAD prácou. V každom momente mať zvedomené, prečo robíte práve danú činnosť, ako vám pomáha posúvať sa smerom tam, kam potrebujete. Nebojte sa spochybňovať zaužívané status quo. Spochybňovať to, čo robia všetci. Cieľ nie je byť vystresovaný a vyčerpaný. Cieľom je urobiť si svoju prácu, no byť v nadhľade.

Čas je jediný zdroj, ktorého nikdy nebude viac.
Musíte preto prekonať svoje zlozvyky, prekonať prirodzenú tendenciu uspokojiť krátkodobé záujmy pred dlhodobými. Potrebujete zabezpečiť, aby ste prideľovali tento najcennejší zdroj tomu, čo je vašou prioritou. Budete na tom musieť pracovať každý jeden deň…

Zdroje:

Curran, Thomas; Hill, Andrew P. (April 2019). „Perfectionism is increasing over time: A meta-analysis of birth cohort differences from 1989 to 2016“ (PDF). Psychological Bulletin. 145 (4): 410–429. doi:10.1037/bul0000138. ISSN 1939-1455. PMID 29283599.

https://www.bbc.com/future/article/20180219-toxic-perfectionism-is-on-the-rise

https://eduworld.sk/cd/redakcia/671/5-veci-ktore-ludia-na-smrtelnej-posteli-lutuju-najcastejsie

Stephen R. Covey – 7 návykov skutočne efektívnych ľudí

C. Christensen, J. Allworth, K. Dillonová: Ako hodnotiť svoj život

Technika antištýlu – https://gtog.eu/antistyl-co-by-ste-nikdy-neurobili/