V súčasnosti čoraz viac manažérov si kladie otázku, ako viesť Hodnotiace rozhovory v online prostredí. Skúsení manažéri vedia, že ponúkať úprimnú spätnú väzbu tvárou v tvár je umenie; keď sa to uskutoční prostredníctvom videokonferencie, celá situácia môže byť o niečo zložitejšia. Prinášame vám niekoľko tipov, ktoré veríme, že vám pomôžu zvládnuť online Hodnotiace rozhovory s ľahkosťou.
PRÍPRAVA MANAŽÉRA
• Pred vedením online Hodnotiacich rozhovorov si zabezpečte si tiché a nerušené prostredie – ak vám za chrbtom budú pobehovať členovia rodiny, vyskočí vám na kolená pes, či bude vám vyzváňať telefón, môžete prísť o sebaistotu a stratiť koncentráciu.
• Nastavte si nerušivé pozadie (poriadok v okolí) – zaiste ste už videli fotky krásnych žien, ktoré predvádzali svoj nový kúsok oblečenia a v pozadí vás zrazu zaujal totálny bordel v izbe. Ľudia si všímajú viac, než len vašu osobu.
• Primerane sa oblečte, ideálne biznisovo – veď sa zaoberáte prácou. Stačí, ak vrchnú časť odevu prispôsobíte rozhovoru. Aj odevom dávate najavo vážnosť rozhovoru, dotvárate atmosféru.
• Pozor na výraz tváre, gestá – pozor na prekrížené ruky, ruky pred tvárou. Tip: ak máte čas a chcete popracovať na tejto oblasti – nahrajte sa, ako pôsobíte; prehrajte si záznam a na základe pozorovaní upravte svoje vystupovanie.
• Nastavte si kameru do správnej výšky. Ak je kamera uložená nižšie, než je vaša tvár – zamestnanec vidí nosné dierky, ak ju dáte príliš vysoko, vníma vaše vlasy a výsek tváre; ak ste príliš blízko, zamestnanec môže mať dojem, že sa naňho lepíte. Na drobnostiach záleží.
• Primerane hlasno rozprávajte, resp. si zabezpečte externý mikrofón. Už ste sa niekedy zúčastnili online meetingu a museli ste napínať uší, čo druhá strana hovorí? Zvýšte komfort druhej strany. Rozprávajte primerane hlasno. Nie každý má hneď po ruke reproduktor JBL, aby počul, čo hovoríte.
Z hľadiska prípravy na samotný obsah rozhovoru
Pripravte si odpovede na nasledovné otázky:
• Aké sú celkové výsledky práce oddelenia?
Aký je osobný podiel zamestnanca na týchto výsledkoch?
• Aké najvýznamnejšie úspechy v práci dosiahol hodnotený zamestnanec?
Čo bol najvýznamnejší príspevok zamestnanca k úspechu firmy?
Ktoré výsledky práce ste v uplynulom období ocenili?
• Aké závažné neúspechy mal v práci hodnotený zamestnanec?
Čo bolo ich príčinou?
Ktoré výsledky práce ste napomenuli?
• Aké sú najdôležitejšie silné stránky zamestnanca (vo vzťahu k práci, osobné, charakterové vlastnosti, postoj)?
• Čo by mal hodnotený zamestnanec zlepšiť vo svojej práci?
• V čom by sa mal zamestnanec rozvíjať z hľadiska osobnostného? (soft skills)
Odborného? (hard skills)
Ako vidíte jeho ďalší kariérny rast?
• Ako hodnotíte spoluprácu medzi Vami a hodnoteným zamestnancom? Zamestnancom a tímom/zamestnancom a klientom?
Kde vidíte možnosti zlepšenia?
• Ako hodnotíte zamestnanca z hľadiska úrovne jeho riadiacich činností (v prípade, ak hodnotený riadi zamestnancov)?
PRÍPRAVA ZAMESTNANCA
• Poproste zamestnanca, nech si zabezpečí tiché a nerušené prostredie – možno sa vám to zdá byť samozrejmosť, no nezriedka sa stalo, že zamestnanec poskytoval úsporné odpovede, mrvil sa … lebo v pozadí bola jeho manželka a bolo mu nepríjemné, že počuje jeho hodnotenie. Zašlite túto informáciu vopred, nie každého napadne zmanažovať si prostredie.
• Pre kvalitu prenosu obrazu a zvuku poproste o pripojenie internetu cez kábel – kvalita wifi pripojenie je zvyčajne nestabilná. Stačí zhoršené prostredie a máte po kvalite prenosu. Opäť pripomeňte zamestnancovi túto drobnosť.
• Vopred požiadajte zamestnanca o rozhovor cez kameru (ak vo vašej firme nie je štandardom viesť online meetingy s využitím kamery). Chcete predsa vedieť, ako sa zamestnanec tvári, potrebujete čítať jeho reč tela a na základe toho upravovať svoj rozhovor.
• Zašlite zamestnancovi v dostatočnom čase pozvánku s informáciami o:
Termíne a čase konanie
Čo bude obsahom stretnutia:
– Vyhodnotenie minulosti – nech si zamestnanec pripraví, na čo je hrdý, najväčšie úspechy, prípadne, čo by zmenil;
– Vyhodnotenie cieľov daných v predchádzajúcom hodnotiacom období;
– Stanovenie cieľov do budúcnosti – kam by sa chcel rozvíjať…)
– Spätná väzba na manažéra – ak chcete, aby ste získali výživnú spätnú väzbu, požiadajte zamestnanca, nech si pripraví spätnú väzbu aj na vás (čo oceňuje, čo by navrhoval zmeniť).
VEDENIE ROZHOVORU
• Pozor na reč tela – Venujte osobitnú pozornosť tomu, čo komunikuje vaša reč tela. Uvedomte si jemné vizuálne podnety, ktoré dávate a prijímate. Máte prekrížené ruky? Vyzerá druhý človek uzavretý, s pokrčenými ramenami alebo pozerá očami dolu alebo preč? Zakrýva mu ruka ústa alebo krk? Čítajte reč tela a na základe toho klaďte otázky.
• V prípade potreby môžete zdieľať obrazovku – štatistiky, fakty, dáta…
• Robte si poznámky – v situáciách, keď bude rozprávať zamestnanec vás môže niečo zaujať. Neprerušujte ho, zapíšte si poznámky, ku ktorým sa neskôr budete môcť vrátiť.
• Pozorne počúvajte, plne sa sústreďte na zamestnanca – Budet ev pasci – sedieť za počítačom, mať pred sebou mobil. Dajte si na to pozor. Platí pravidlo – žiadne odpisovanie na maily, sms-ky, kontrola telefónu či sociálnych sietí (aj keď je to lákavé…). Rozhovorom preukazujte, akú hodnotu prikladáte rozhovoru a danému človeku. Ani vám by nebolo príjemné, ak by počas online rozhovoru s vami niekto odpisoval na email (a pozor, na očiach to vidno, či vám behajú po obrazovke).
• Dodržte stanovený čas ukončenia stretnutia – zamestnanec môže mať sériu ďalších online meetingov, na ktoré nechce meškať. Aby ste dodržali čas, je potrebné, aby ste ho neustále strážili a priebežne zamestnanca informovali … ´Ešte máme k dispozícii 15 minút, rás by som sa pozrel na …´.
• Rozhovor ukončite v pozitívnom duchu – „Vo vzdialenom prostredí – najmä v nestabilných časoch – je pozitívny záver nevyhnutný pre zvýšenie sebavedomia a výkonnosti zamestnancov.“
Pamätajte: spätná väzba je dar. Prostredníctvom informácií, ktoré zamestnancovi prinášate, mu dávate príležitosť, aby sa mu v nasledujúcom období darilo ešte lepšie.
Viac o spôsobe dávania spätnej väzby sa dozviete prostredníctvom nasledujúceho školenia:
