Aký je zmysel one on one stretnutí?
My ľudia máme zaujímavú schopnosť. Niekto nám prinesie zaujímavý nástroj, ktorý nám môže uľahčiť život, no častokrát nevieme čo s ním. A tak z neho urobíme ´paškvil´. Veľakrát som v rámci koučingov či tréningov zachytila vetu: „Veď mávam tie one on one, ale ja ani riadne neviem, čo tam mám s ľuďmi robiť“. Resp. „Zase mám one on one – to je taký žrút času“.
Ak ste manažér – na čo slúžia one on one?
Môžeme to pripodobniť k vzťahu v súkromí. Ako chcete, aby vzťah kvitol, keď tomu druhému nevenujete čas? Nezaujímate sa o neho? Neviete čím žije, čo ho teší, čo trápi… Po čom túži, čo by chcel dosiahnuť….?
Podobne je to so zamestnancami. One on one je základný kameň každého efektívneho vzťahu manažérov so svojimi zamestnancami – od malých začínajúcich spoločností po veľké korporácie. To, o čom sa rozprávate a otázky, ktoré kladiete na stretnutí, spôsobujú rozdiel v tom, ako sa jednotlivým tímom darí.
Trefne sa na túto tému vyjadril Andy Grove, legendárny zakladateľ spoločnosti Intel a autor organizácie High Output Management, o tom povedal:
„90 minút vášho času môže zvýšiť kvalitu práce vašich ľudí počas 1-2 týždňov“.
To, do akej miery bude rozhovor zmysluplný
závisí čisto od vás.
To, ako vediete one to one je jedným z najväčších rozdielov
medzi dobrými a efektívnymi lídrami a zlými frustrovanými manažérmi.
O čom by ste mali hovoriť?
V prvom rade: uistite sa, že tieto stretnutia sú vždy o zamestnancovi, nie o vás. Príliš veľa spoločností robí z one on one hodnotenie výkonnosti, resp. rozhovor, ktorý vyvoláva úzkosť. Robte to inak.
Diskutujte o témach, o ktorých by ste zriedka, ak vôbec, mali šancu hovoriť inokedy, ale môžu mať obrovský vplyv na rozvoj jednotlivca, jeho výkon, mieru spokojnosti v práci, či spoluprácu celého tímu. Hovorte o vstupoch, ktoré umožňujú zamestnancovi dosahovať výkon.
Vo všeobecnosti platí pravidlo, že ako prvé sa opýtajte zamestnanca, akou témou by sa chcel zaoberať, aby to bol preňho zmysluplne strávený čas. Možno prinesie tému, možno nie.
Ak nie, pripravte si vy tému, o ktorej by ste sa chceli rozprávať. Tému, prostredníctvom ktorej budete môcť podporiť výkon zamestnanca v nasledujúcom období, tému, prostredníctvom ktorej ho budete môcť lepšie spoznať ako človeka, jeho sny, motivátori, čo spôsobuje jeho spokojnosť/nespokojnosť v práci. Resp. možno to bude horúca téma, ktorú aktuálne riešite v tíme a budete potrebovať zistiť názory jednotlivých členov tímu.
Témy, ktoré je priebežne dobré rozoberať sú:
- Práca – Zmapujte aktuálne projekty, na ktorých pracuje zamestnanec, úspechy, výzvy či problémy, ktorým čelí.
- Spokojnosť
Je neskoro, ak sa pri výpovedi dozviete, čo všetko zamestnancovi prekážalo na práci, vo firme, či na vašom štýle riadenia. Priebežne mapujte mieru spokojnosti zamestnanca:
- Spokojnosť v práci – radosti, frustrácie
- Spokojnosť v tíme
- Nastavenie voči firme, Pocity zo spoločnosti
- Rozvoj, kariérny rast
Zistite, kam má zamestnanec namierené a pátrajte po tom, ako dokážete skĺbiť zamestnancove ciele s firemnými..
- Mimopracovný/Osobný život
Spoznajte zamestnanca aj z inej, než pracovnej stránky. Spoznajte čím žije mimo práce, čo ho teší, trápi. Každý zamestnanec je iný – niekto sa s vami bude ochotne deliť o tieto informácie, iný striktne bude oddeľovať pracovnú a súkromnú oblasť. Tak či tak – priebežne sledujte aj túto rovinu. Veď súkromie do značnej miery ovplyvňuje aj našu pracovnú rovinu.
- Spätná väzba na vás ako manažéra
Do akej miery zamestnancovi vyhovuje váš štýl riadenia, do akej miery sú preňho zmysluplné vaše stretnutia 1:1, čo si cení, čo by navrhoval zmeniť. Chce to odvahu – v konečnom dôsledku na základe získaných informácií môžete podrásť len vy.
Zásady one on one
Vopred si nastavte očakávania – opýtajte sa, či má zamestnanec tému, o ktorej by sa chcel rozprávať. Ak nie, povedzte, akou témou sa budete zaoberať.
Pripravte sa na stretnutie
Pripravte si vopred tému, ktorou by ste sa chceli zaoberať – neskôr ju na podnet zamestnanca môžete zmeniť. Vyhnete sa tomu, že po položení otázky „Tak čomu by sme sa mohli dnes venovať?“ nastane ticho, resp. prázdne slová, ktoré neprinesú ani jednej strane nič hodnotné.
Využite naplno čas, ktorý máte k dispozícii.
Nerušte stretnutie – v prípade potreby presuňte termín stretnutia.
Odolajte pokušeniu neustále kontrolovať telefón, maily, či odpovedať zamestnancom, ktorý vám vstúpia do miestnosti.
Počúvajte! Jedna vec je položiť otázku, druhá vec je pozorne počúvať odpoveď.
Budete čeliť výzve, a to dopredu si formulovať odpoveď, ktorú „očakávate“ od zamestnanca. Nie každý zamestnanec prahne po kariére. Nie každý zamestnanec chce sedieť v kancelárii šesť dní v týždni.
Zastavte sa. Buďte tu a teraz. Pozorne počúvajte, čo vám zamestnanec hovorí.
Ak budete počúvať a porozumiete vašim zamestnancom, budete mať oveľa šťastnejších a produktívnejších zamestnancov.
Robte si poznámky – budete sa k ním môcť neskôr vrátiť (pri následných stretnutiach).
Prečo? Keď si robíte poznámky, vaše mozog lepšie organizuje informácie, ktoré ste počuli. Robte si poznámky o tom, čo ste sa dozvedeli, o dohodnutých termínoch, následných krokoch, čo máte zistiť, prípadne urobiť vy …
Ideálne je, ak v tom budete mať systém – k jednému zamestnancovi si postupne budete dopisovať informácie, ktoré budete zbierať v priebehu času.
Úprimný a čestný postoj – informácie, ktoré zistíte počas 1:1 majú byť použité na podporu zamestnanca, aby sa mu darilo lepšie v práci. Na to, aby vám sa lepšie pracovalo s vašimi ľuďmi aj prostredníctvom toho, čo ste počas rozhovorov zistili. Ak zneužijete údaje – pri najbližšom konflikte im vykričíte veci, ktoré ste zistili – vaša dôvera je nenávratne preč. Neočakávajte, že sa vám ešte niekto otvorí.
Pripravte si otázky. Na stretnutí by mal viac hovoriť zamestnanec. Je to priestor, aby ste lepšie spoznali ´svojho človeka´.
Záver
To, či je rozhovor zmysluplný závisí čisto od toho, ako manažéra. Od toho, ako vedie rozhovor a aké otázky kladie.
